Kimse mükemmel değildir. Çok sayıda müşteriyle veya uzun bir yapılacaklar listesiyle uğraşırken, bazı e-postalar telefonunuzda açılmadan utanç verici bir süre kalabilir. Hatanızı fark ettiğinizde utanmış, gergin veya üzgün hissedebilirsiniz, ancak ilgili kişiyle özür dileyen bir geç e-posta yanıtı yoluyla iletişim kurarak durumu düzeltmek önemlidir.
Yazılı iletişim sizin beceriniz değilse ve bu e-postayı oluşturmakta zorlanıyorsanız panik yapmayın! Farklı durumlar için dört geç e-posta yanıt şablonu hazırladık, böylece samimi özürlerle nasıl yanıt vereceğiniz ve birlikte ilerlemeyi planlayabileceğiniz konusunda bir temel oluşturabilirsiniz.
Temeller
Geç bir e-posta yanıtı yazma nedeniniz ne olursa olsun, bu mesajı hazırlamak için yapılması ve yapılmaması gereken birkaç şey vardır.
- Profesyonel iletişimin tüm uygun unsurlarını hatırlayın. Bu e-postanın amacı, özür dilemek ve birlikte çalışmaya değer bir profesyonel olduğunuzu göstermektir. Doğrudan, belirli bir konu satırına sahip olun, profesyonel bir selamlama ile başlayın, her zaman düzeltin, gündelik argodan kaçının, profesyonel bir ton kullanın ve kapanış imzasıyla bitirin. Gecikmiş bir yanıtınız olduğunda, düzensiz ve profesyonellikten uzak görünebilirsiniz. Bu kavramla, iyi yapılandırılmış, düşünceli bir notla mücadele edin. elektronik iletişimin tüm profesyonel standartları .
- Suçun gerekli olduğu yerde suçu kabul edin. Geç e-postanın nedeni ne olursa olsun - kişisel bir acil durum söz konusu olsa da, tamamen unutmuş olsanız da - gecikme için içtenlikle özür dilerim. Bu suçu kabul etmek, işinizin sorumluluğunu üstlendiğinizi ve suçu başkasına atmadığınızı gösterecektir.
- Açık ve dürüst olun. Kendinizi rahat hissediyorsanız, gecikmenizin nedenini paylaşabilirsiniz. Çok fazla kişisel ayrıntıya girme; Annenize kanser teşhisi konduğunu söylemek yerine, sadece bir aile üyesi hakkında kötü bir haber aldığınızı ve bu zor zamanlarda ona yardım etmekle meşgul olduğunuzu söyleyin. Herkes hayatta bir şeylerin olduğu gerçeğiyle ilgili olabilir. Çok açıklayıcı olmadan hayatınıza küçük bir bakış atmak, onlara neler yaşadığınız hakkında bir fikir verebilir ve nereden geldiğinizi daha iyi anlayacaklardır.
- Aşırı duygusal olmayın. Müşterinize karşı dürüst olmak, güveni artırabileceğinden önemli olsa da, dürüstlük ile TMI arasında bir fark vardır. Ne yaşıyor olursanız olun, profesyonel iletişim, sorunlarınızı gidermenin yeri değildir. Yanıtınızı cilalı tutun ve gereksiz ayrıntıları kaldırın. Bir kayıp yaşadığınızı söyleyebilirsiniz, ancak bundan daha fazla ayrıntıya girmeyin.
- İlerlemek için ne yapmayı planladığınızla ilgili sonraki adımlarınızı detaylandırın. En önemlisi, artık kendinizi kaptırdığınıza göre, projeyi nasıl ilerleteceğinize dair ayrıntılı planınızla iletişimde bu gecikmeyi düzeltin. Adımlarınızın ne olduğunu, onlardan neye ihtiyacınız olduğunu ve üzerinde çalıştığınız projeyi hızlandırmak için birlikte nasıl çalışabileceğinizi onlara bildirin.
Açık ve dürüst iletişim hemen hemen her sorunu çözebilir. İyi ifade edilmiş bir e-posta, bu profesyonel ilişkiyi düzeltme yolunda ilerlemenize yardımcı olabilir.
Geç E-posta Yanıt Şablonları
1. Cevap Vermeyi Unuttuğunuz Zaman
Hepimiz bundan suçluyuz; bir e-posta açarsın, kafandan cevap verirsin, daha sonra cevap vermek için zihinsel bir not alın , ve sonra sen…hiç cevap vermiyorsun. Hatırladığın zaman, onları bir hafta veya daha uzun süredir asılı bırakıyorsun.
sürükleme adı nasıl bulunur
Peki, tamamen profesyonellikten uzak ve dağınık görünmemek için nasıl bir yanıt oluşturursunuz?
alıcı -
Şimdi sadece e-postanızı iade ettiğim için çok üzgünüm. E-postanızı gönderdikten hemen sonra okudum ve o akşam cevaplamak istedim. Her şey devam ederken, kargaşada kayboldu ve umarım bu kadar geç yanıt verdiğim için beni affedersiniz.
Özür diledikten sonra, e-postalarına yanıt vermeye devam edebilirsiniz.
2. Bir Proje Son Tarihini Kaçırdığınızda
Bazen bir e-postaya yavaş yanıt verilmesi, son teslim tarihinin kaçırılmasına neden olabilir. Bu durumda, yalnızca özür dilemeniz değil, aynı zamanda her iki ihtiyacınıza da uyacak şekilde değiştirilmiş bir zaman çizelgesi oluşturmak için müşteriyle birlikte çalışmanız gerekir. Tarafınızdan çözümler ve öneriler sunmak, sorun çözmeye ve uyum sağlamaya hazır olduğunuzu gösterecektir.
alıcı -
Projenin bu kısmını henüz tamamlamadığımı ve teslim tarihimizi kaçırdığımı üzülerek bildiririm. Müsaitliğimi etkileyen kişisel bir olay yaşadım [veya] Öngörülemeyen komplikasyonlar nedeniyle, görevin bu özel kısmı daha önce zaman çizelgemizde ayırdığımdan daha uzun sürdü. Bunun sizin tarafınızda neden olabileceği herhangi bir komplikasyon için üzgünüm. İnanıyorum ki özverili bir çabayla projenin bu bölümünü bu tarihe kadar tamamlayacağım. İşe geri dönmek ve bir sonraki teslim tarihimize ulaşmak için, projeyi bitirmemize yardım etmesi için bu kişiyi getirmemizi öneriyorum.
Zaman yönetimi becerilerinizi anlamak için bu hatayı kullanın ve bir teslim tarihini kaçırıp kaçırmayacağınızı gelecekte tahmin edin. Bazen hayat olur ve işler ortaya çıkar, ancak kaçırılan son tarihten önce birine bir uzatmaya ihtiyacınız olabileceğini söylerseniz, bir çözüm üzerinde birlikte çalışabilmeniz için işleri daha hızlı bir şekilde karıştırabilirler.
Şanslı bir bambu bitkisinin bakımı nasıl yapılır?
3. İzin Zamanından Döndüğünüz Zaman
Birkaç günlüğüne ofis dışında olacağınızda, ne zaman döneceğinizi, acil bir durumda sizinle nasıl iletişim kurulabileceğini ve kiminle iletişime geçebileceğini ayrıntılarıyla anlatan otomatik bir yanıt ayarlamak iyi bir uygulamadır. Bu arada hızlı bir yanıt için. Ancak, beklenmedik bir şekilde dışarı çıktıysanız veya basitçe unuttuysanız, gelen kutunuzda bekleyen acil mesajlara yanıt vermenin iyi bir yolu burada.
alıcı -
E-postanız için çok teşekkür ederiz! Yanıttaki gecikmem için özür dilerim. [Bu tarihten] bu sabaha kadar ofis dışındaydım, kişisel meselelerle ilgileniyordum, ancak şimdi müsaitim ve sorunuzu yanıtlamaktan mutluluk duyuyorum.
Müşteriyle yakınsanız, yokluğunuz için daha spesifik bir neden belirtebilirsiniz, ancak kendinizi rahat hissetmeniz için gerektiği kadar belirsiz kalabilirsiniz.
Bu açılıştan sonra, müşterinizin ihtiyaç duyduğu her türlü bilgiyi verebilirsiniz.
4. Proje Şartlarını Artık Yerine Getiremezseniz
Acil durumlar olur. Aile üyeleri aşırı derecede hastalanır, sevilen biri vefat eder, bir kaza geçirirsiniz ve hastaneye kapatılırsınız. Bazen hayat işin önüne geçer ve bitirmeye söz verdiğiniz bir projeyi tamamlayamazsınız.
Bir e-postaya geç yanıt verdiğinizde ve onlara artık projeyi üstlenemeyeceğinizi söylemeniz gerektiğinde, konuyu incelikle ele almak ve yapabileceğiniz çözümler sunmak çok önemlidir.
İşte durumunuzu açıklamak için ayarlayabileceğiniz örnek bir e-posta.
alıcı -
Son zamanlarda, kişisel hayatımda çalışma yeteneğimi önemli ölçüde etkileyen yıkıcı bir olay yaşadım. Bu olay nedeniyle, artık projenizi yeterince tamamlayamayacağım. Öngörülebilir bir gelecekte aileme yardım etmek için izin almaya karar verdim ve sizin çalışmanızı tamamlayamayacağım.proje.
bir şişe şaraba kaç bardakBenim yerime bu kişinin işi devralmasını şiddetle tavsiye ederim. Projenizin ayrıntılarını doldurdum ve bu e-postaya kopyaladım, böylece ikiniz projede ihtiyaç duyulan sonraki adımlar hakkında konuşmaya başlayabilirsiniz. Bu kişinin bu alanda geniş deneyimi var ve onlarla çalışmaktan gerçekten keyif alacağınızı düşünüyorum.
kopyala işi devralmasını önerdiğiniz yeni kişi e-postada, böylece müşteriniz hemen onlarla çalışmaya başlayabilir. Bunu yapmak, herkesin projeyi en kısa sürede bıraktığınız yerden almaya başlamasına yardımcı olacaktır.
Proje geçişinde yapmanız gereken iş miktarı, büyük ölçüde yaptığınız işin türüne bağlı olacaktır. Serbest çalışan bir kameramansanız ve artık etkinliği izleyemiyorsanız, yeni serbest çalışana etkinlik ayrıntıları ve müşteri beklentileri hakkında bilgi verebilirsiniz, böylece çekimi oradan devralabilirler. Projeyi şirketinizde başka bir kişiye devrediyorsanız, umarız ki onlar sizin iş tanımınıza ve şu an için devralacakları müşteriye aşinadır.
Geç E-posta Yanıtınızı Dürüst Tutun
Yanıt vermeniz birkaç gün sürmüş olsa bile, ilişkiyi kurtarmak için yapabileceğiniz en önemli şey, iletişiminizde açık ve dürüst olmaktır. İnsanlar dürüstlüğe değer verir ve gecikme için gerçek bir özür, hatalarınızı düzeltmeye hazır olduğunuza dair güçlü bir mesaj gönderir.
Gelecekte, kısa bir yanıtın sessizlikten daha iyi olduğunu hatırlamaya çalışın. Tam bir yanıt göndermek için zamanınız yoksa, mesajlarını aldığınızı belirten hızlı bir e-posta gönderin ve onlarla yakında ayrıntılı olarak konuşmayı dört gözle bekleyin. Ardından, daha fazla zamanınız olduğunda yanıtlamanızı istemek için telefonunuzda bir hatırlatıcı ayarlayın. Unutulmadıklarını, ancak başka bir şeyle uğraşmanın tam ortasında olduğunuzu bilmek, umursadığınız mesajını verir. Cevap vermeyi ertelemeyin; hızlı bir mesaj göndermek için sadece bir dakikanızı ayırmak bir dünya kadar fark yaratabilir.
